Teniendo en cuenta que el inventario de los restaurantes es una de las áreas cruciales que a menudo caen en la trampa del robo y hurto, debes controlarlo de cerca. Los tipos de hojas de cálculo de inventario de restaurantes son:
- Hoja de cálculo de inventario permanente
- Tarjeta de costeo de recetas
- Hoja de residuos
- Informe de consumo
- Informe de variación
- Informe de vencimiento
Estas hojas de cálculo de restaurantes ayudan a monitorear las operaciones de tu restaurante y te permiten tener un control estricto sobre tus existencias e inventario.
Anteriormente, cuando los restaurantes se administraban manualmente, se usaban hojas de cálculo de inventario de restaurantes para mantener el consumo de existencias y realizar un seguimiento de los informes. Ahora, el software de gestión de inventario del restaurante viene equipado con informes detallados y proporciona informes generados automáticamente de las hojas de cálculo del inventario del restaurante.
Hojas de cálculo de inventario de restaurantes esenciales que debes mantener y realizar un seguimiento
Cuando intentes realizar un seguimiento estricto de tus existencias e inventario, en todas las circunstancias debes crear estas hojas de cálculo de inventario de restaurantes. Estas hojas incluyen:
1. Informe de consumo
Tu software de gestión de inventario debe tener una función de informe de consumo. Este informe te ayudará a tener un seguimiento completo de las acciones que ingresan, la cantidad y el precio al que se compra. Esta cantidad se desperdicia, la cantidad se devuelve a la cocina base o al vendedor por razones específicas; en resumen, contiene el informe detallado de todos los artículos de tu inventario. Para tu comodidad, a continuación proporcionamos un ejemplo de cómo se debería ver idealmente un informe de consumo.
2. Formulario de inventario perpetuo
El sistema de inventario permanente actualiza las cuentas de inventario y el stock disponible después de cada compra o venta. Tendrás que crear una tabla o un gráfico con 11 columnas (verticales) y tantas filas (horizontales) como marcas de artículos tenga. El inventario permanente proporciona una vista muy detallada de los cambios en el inventario con informes inmediatos de la cantidad de inventario en stock. Refleja con precisión el nivel de bienes disponibles.
El uso de un sistema de inventario perpetuo hace que sea mucho más fácil para un restaurante usar la cantidad económica de pedido para comprar inventario. La cantidad económica de pedidos es una fórmula que utilizan los gerentes para decidir cuándo comprar acciones, y la cantidad económica de pedido considera el costo de mantener el inventario, así como el costo de la empresa para ordenar las acciones. Para tu comodidad, a continuación, proporcionamos un ejemplo de cómo se debería ver idealmente un formulario de inventario permanente.
3. Tarjeta de costeo de recetas
Una tarjeta de costeo de recetas te ayudará a reducir tus costes diarios en gran medida. Las recetas para todos tus platos y las bebidas del bar deben incluirse en la tarjeta de costo de recetas. Las tarjetas consistirán en todos los detalles relacionados con cada artículo; estos se reducen a los ingredientes que entran en el plato, la cantidad de cada artículo que debes usar e incluso las cosas que se usarán para adornar.
Este formulario también contiene los costos de cada artículo comprado, el tamaño de la porción, el valor de la pieza, el precio de venta y el porcentaje del costo de la comida. Hacer estas tarjetas y capacitar a tu personal sobre cómo usarlas elimina los casos de incurrir en desperdicios no deseados y derramar bebidas en exceso, al tiempo que garantiza que se mantenga la consistencia de cada artículo. Además, proporciona una excelente herramienta de capacitación para nuevos bartenders y otro personal que no tiene suficiente experiencia.
4. Informe de vencimiento
Un informe de vencimiento ideal debe contener el código del artículo, el nombre del artículo, la cantidad, la unidad y la cantidad de cada artículo. También debe mencionar el día en que se compró, fabricó y la fecha en la que debe consumirse. Y una vez que un artículo alcanza su fecha de vencimiento, el POS te enviará automáticamente una alerta en tiempo real.
Este informe tiene dos ventajas; En primer lugar, una vez que tenga la fecha de caducidad de los artículos disponibles en stock, comprenderá qué artículos necesita utilizar primero para evitar la generación de residuos no deseados. En segundo lugar, este informe te impedirá utilizar productos caducados, lo que podría ser perjudicial para tus clientes y, a su vez, para la salud de tu restaurante.
Para tu conveniencia, a continuación le brindamos un ejemplo de cómo debes ver un informe de vencimiento, que te ayudará a controlar las fechas de vencimiento de todos los artículos de tu inventario.
5. Hojas de desecho
Siempre se pueden evitar los desperdicios de cocina . El desperdicio incluye platos y bebidas que se preparan incorrectamente por personal no capacitado. Estas hojas deben contener información detallada. Una vez que realices un seguimiento de lo que se desperdicia, verás una caída en el desperdicio, junto con una disminución automática en tu costo total.
Además, si mantienes una cuenta de este tipo, tus empleados intentarán seguir la gestión de recetas para evitar todos los casos de generación de residuos. Crea tu propia hoja de residuos y ve cómo el seguimiento diario puede reducir la generación general de residuos en tu restaurante.
6. Informe de variación
Los informes de variación son hojas de cálculo de inventario de restaurantes que dan la diferencia entre el stock ideal que se debe consumir durante un día y el stock físico real que queda al final . La gestión de recetas es una característica integral de la gestión de inventario, ya que realiza un seguimiento de la cantidad de stock consumido durante la preparación de cada plato.
Integrada con el POS, esta función te brindará cuentas detalladas de la cantidad de stock real consumido. A continuación, puede ver y supervisar los informes de variación que proporcionan la diferencia entre el stock ideal que se debe consumir durante un día y el stock físico real que queda al final. Idealmente, un informe de variación debería tener el siguiente aspecto.
Pasos para mantener hojas de cálculo de inventario de restaurantes
Al crear una hoja de cálculo de inventario de restaurantes, asegúrate de incluir estos elementos básicos, que te ayudarán a controlar el inventario.
- Ingresa todos los artículos de tu inventario en las categorías adecuadas. Incluye tanto alimentos como bebidas y asigna una unidad de recuento y un precio unitario para cada uno.
- Luego, crea una copia de la plantilla de inventario de alimentos y bebidas para el uso de cada mes.
- La hoja de inventario mensual calculará automáticamente el artículo y el total de todas las cosas por categoría y calculará el total de todos los artículos de comida y bebida.
- Calcula el cambio en el inventario del período anterior y realiza una entrada de ajuste en tu sistema de contabilidad para proporcionar números precisos del costo de los bienes vendidos para cada mes de operación.
Un sistema de gestión de inventario de restaurante está idealmente equipado con hojas de cálculo para restaurantes que te darían una imagen detallada de tus existencias y consumo de inventario.
Analizar los informes de inventario
Ahora, lo más importante que debes hacer es vigilar de cerca estas hojas de cálculo e informes de inventario de restaurantes para realizar un seguimiento del consumo y el desperdicio de existencias. Puedes hacer esto con la ayuda de un sistema POS de restaurante inteligente que genera estos informes para ti en un formato fácil de entender.
Con estos informes, puedes identificar cuáles son las áreas donde tus costos de alimentos son más altos debido al desperdicio o hurto interno y tomar decisiones inteligentes basadas en datos para reducirlos.
