Dirigir un restaurante independiente es una tarea bastante tediosa y que requiere mucho tiempo en sí misma, y gestionar múltiples puntos de venta de una gran cadena de restaurantes se vuelve aún más difícil. El reto más destacado al que se enfrentan los restauradores cuando dirigen cadenas de restaurantes es la supervisión del negocio de cada punto de venta. Dado que no es posible estar presente en todos los puntos de venta para controlar las operaciones, debe hacer uso de un sólido software ERP para restaurantes para gestionar su cadena de restaurantes.
Un software ERP para restaurantes basado en Cloud proporciona una gestión integral de todos los puntos de venta y permite controlar las operaciones desde un punto central. En este artículo, le explicaremos cómo puede gestionar su cadena de restaurantes con la ayuda de un software de compras para restaurantes y las principales características que debe tener en cuenta al elegir uno para su empresa de restauración.
Funciones de gestión de restaurantes que hay que buscar en un software ERP para restaurantes
Aunque la gestión de una cadena de restaurantes es un asunto problemático, puede hacerlo bien empleando el software de compras para restaurantes adecuado. Una vez que disponga de la tecnología adecuada, le ayudará a gestionar su cadena de restaurantes sin problemas.
Informes detallados y de varios niveles
Si dirige una gran cadena de restaurantes, una de sus principales preocupaciones será cómo tener un control estricto de todas las operaciones de su restaurante incluso cuando no esté presente en él. El empleo de un software de compras para restaurantes adecuado le garantizará tener informes en tiempo real de todas las actividades de su restaurante.
Estos informes incluyen el número de facturas generadas, los descuentos ofrecidos, la afluencia en cada uno de sus puntos de venta, las existencias disponibles y las utilizadas cada día, el rendimiento de cada personal y otras informaciones relacionadas.
También podrá disponer de un informe completo y comparativo de todos los puntos de venta. Con estos informes, podrá juzgar el rendimiento de los diferentes artículos en los distintos puntos de venta y realizar los cambios oportunos en su menú para reforzar sus ventas.
2. Fuerte gestión de existencias e inventarios
Aparte de la caja, otra sección que es notoriamente conocida por drenar el restaurante aumentando sus gastos es el stock y el inventario. Si no lleva un control estricto de las existencias y el inventario, es probable que incurra en enormes costes por la generación de residuos de cocina y por los robos y hurtos. Llevar un control del stock consumido diariamente de cada punto de venta se convierte en algo tedioso si se recogen los informes manualmente de cada punto de venta. Un software de compras para restaurantes clouds proporciona el informe de consumo y la necesidad de existencias de cada punto de venta.
- Este software ERP para restaurantes le enviará informes en tiempo real del stock disponible, los informes al principio y al final del día sobre el stock utilizado y el stock disponible.
- Podrá comprobar la desviación entre el stock ideal que debería consumirse durante el día y el stock físico que está disponible al final del día.
- El informe de desviación le ayudará a controlar si se está produciendo alguna malversación en el apartado de inventario.
- Si tiene una cocina base desde la que las materias primas circulan a los distintos puntos de venta, las necesidades de existencias de los múltiples puntos de venta se mostrarán en el POS central, desde el que podrá hacer un seguimiento para ver si la circulación se está produciendo con precisión.
- También puede establecer alertas en tiempo real para cuando un artículo concreto alcance su nivel de reordenación. Incluso puede gestionar la vida útil de los artículos, especialmente los perecederos. Recibirá notificaciones cada vez que un artículo alcance su fecha de caducidad. Esto también garantizará que su cocina nunca se quede sin existencias o que se pida un artículo que ya esté disponible en el almacén.
- Mantener la coherencia en todos los puntos de venta debe ser su principal preocupación. El control del inventario y el mantenimiento de la coherencia de las recetas están interrelacionados. Con el POS adecuado, puede actualizar la gestión central de las recetas, que se compartirá instantáneamente con todos sus puntos de venta. Esto garantizará la consistencia de los alimentos ofrecidos.
- La función de gestión de recetas deduce automáticamente la cantidad de existencias consumidas en función del número de pedidos.
3. Gestión central de la cocina
Si dirige una cadena de restaurantes, la creación de una cocina base se convierte en un requisito previo necesario. Una vez que haya establecido su cocina base, ésta le ayudará automáticamente a facilitar sus operaciones, sin embargo, gestionar una cocina base desde la que las materias primas circularán a los demás puntos de venta no es fácil. Aquí es donde el software de compras para restaurantes le resultará útil.
Las formas en que la gestión integral de la cocina centralizada le ayudará a tener un control estricto de la producción de alimentos en varios puntos de venta son
(i) Gestionar el rendimiento
- Un software ERP para restaurantes con una función inteligente de gestión centralizada de la cocina le permitirá calcular el rendimiento de sus existencias. Esto le ayudará a ver el rendimiento de cada artículo del inventario de forma automática.
- Una vez que tenga el rendimiento de cada artículo, podrá pedir el stock en consecuencia y esto le asegurará que no pida más de lo que necesita y también reducirá el coste de los alimentos.
(ii) Controlar el coste de los alimentos
- Una cocina base le ayudará a ver el coste de los alimentos en varios puntos de venta a lo largo de un periodo. De este modo, podrá comparar los costes y analizar el rendimiento de cada punto de venta.
- También puede ver el coste alimentario real y el coste alimentario ideal de los productos terminados para un rango de fechas específico, y luego compararlos calculando la varianza.
(iii) Mantener una receta consistente
- Mantener la consistencia en el sabor y la calidad es fundamental cuando se dirige una cadena de restaurantes. Disponer de una receta uniforme para todos los artículos garantizará la consistencia en el sabor, la cantidad y la calidad de sus platos en todos sus puntos de venta.
- Un software ERP para restaurantes le ayuda a llevar la cuenta de la cantidad de existencias consumidas en la preparación de cada artículo con la ayuda de recetas intermedias.
(iv) Previsión por adelantado
- En función del informe de consumo de existencias del mes anterior, puede estimar la cantidad de existencias necesarias para el mes siguiente.
- Calcule el número de artículos de stock necesarios para atender las necesidades de inventario de cada punto de venta.
(v) Gestión de su almacén
- Distribuir las materias primas procesadas y semiprocesadas en función de las necesidades de existencias de los puntos de venta.
- Emitir las materias primas para los distintos puntos de venta en función de las indicaciones planteadas.
4. Gestión de proveedores
Para la cocina de un restaurante es necesario obtener una gran variedad de materias primas e ingredientes. Algunos artículos pueden comprarse y almacenarse mensualmente y semanalmente, mientras que ciertos productos perecederos deben adquirirse diariamente. Ahora bien, estos artículos se compran a diferentes proveedores y llevar un control de todos ellos y de sus datos se convierte en una tarea difícil. Un software ERP para restaurantes simplifica la gestión de los proveedores con bastante facilidad. Con la ayuda de una función integrada de gestión de proveedores puede
- Gestionar el perfil de los proveedores de varios establecimientos a nivel central.
- Enumerar todos los datos de contacto y la información del proveedor, como los datos de la tarjeta PAN, el documento de identidad, el número de identificación fiscal y otros datos similares.
- Ver y gestionar el precio de los diferentes vendedores de múltiples puntos de venta desde un solo panel.
5. Control de marketing centralizado
Los restaurantes recogen datos cada día, pero no son capaces de hacer un uso adecuado de los mismos. Un software ERP para restaurantes basado en la nube proporciona una base de datos central de clientes que puede ser utilizada por todos los puntos de venta de una cadena de restaurantes. Por ejemplo, un cliente que ha cenado en un restaurante de una ciudad no necesita proporcionar sus datos de contacto si visita un establecimiento de la cadena en otra ciudad. Todo el historial de pedidos de los clientes y sus datos de contacto se guardan en el CRM central y pueden utilizarse para realizar campañas de marketing dirigidas.
Llevar a cabo campañas de marketing dirigidas es algo con lo que las cadenas de restaurantes han estado luchando durante mucho tiempo. Dado que la demografía de los clientes difiere en los distintos establecimientos, las campañas de marketing deben diseñarse para adaptarse a los clientes de esa región en particular. Con la ayuda de un software ERP para restaurantes, puede crear ofertas de marketing a nivel de punto de venta y realizar campañas personalizadas. Por ejemplo, si las ventas de un punto de venta concreto están bajando, puede generar una oferta de descuento específica para ese punto de venta.
Además, un software ERP integrado permite realizar campañas de SMS y de correo electrónico específicas basadas en el historial de pedidos y el comportamiento de los clientes. Los esfuerzos dirigidos le ayudan a obtener un mejor retorno de la inversión en sus esfuerzos de marketing.
6. Asignación de roles y permisos a los usuarios
Por mucho que intente controlar y gestionar sus operaciones usted solo, el hecho es que no puede dirigir una empresa de restauración usted solo. Tendrá que instalar personal para diferentes funciones y designarlos con responsabilidades específicas. Sin embargo, esto no significa que tenga que depender únicamente de los gerentes de los restaurantes de cada establecimiento. Con la ayuda de un software ERP para restaurantes, podrá supervisar en gran medida las operaciones de cada punto de venta con la ayuda de informes detallados y en tiempo real. Un software ERP para restaurantes inteligente permite crear roles de usuario y los permisos designan responsabilidades al usuario.
Esto también ayuda a crear un sentido de responsabilidad en el personal al que se le ha asignado la tarea. Estos roles de usuario le permiten designar los puestos de trabajo y, además, le ofrecen una vista de pájaro de todas las operaciones del restaurante.
Gestionar una cadena de restaurantes es, sin duda, una tarea de enormes proporciones. Hay varias formas en las que puede perder dinero y su negocio puede fracasar. Por lo tanto, busque un software ERP para restaurantes que venga incorporado con todas las características mencionadas anteriormente para una gestión fluida del restaurante.
