La clave para un restaurante exitoso, como probablemente cualquiera podría decirle, es buena comida, excelente servicio y una excelente ubicación. Estos factores contribuyen a las altas cifras de ventas. Sin embargo, los restaurantes operan con márgenes reducidos. La venta de sus restaurantes debe ser suficiente para cubrir todos sus otros gastos, además de generarle una ganancia decente. Surge así la necesidad de un Control de Alimentos y Bebidas en los restaurantes. Aprenda a controlar los costos generales de su restaurante aquí.
Incluso un ligero desequilibrio en la porción de alimentos podría provocar una caída severa en sus márgenes. Por lo tanto, es necesario que controle sus costos para obtener una ganancia razonable.
Ventas = Costo de ventas + Costo de mano de obra + Costo de gastos generales + Beneficio
lo que esencialmente significa,
Beneficio = Ventas – Costo de ventas – Costo de mano de obra – Costo de gastos generales
Según esta fórmula, aumentar las ventas no es la única forma de aumentar las ganancias. También puede aumentar su margen de ganancia al disminuir sus costos, especialmente los costos de alimentos y bebidas. Ahí es donde entra en juego el control de alimentos y bebidas. Para comprender cómo controlar los gastos de su restaurante, primero debe saber qué es el control en los costos de alimentos y bebidas.
El control de alimentos y bebidas significa esencialmente controlar el comportamiento de las personas y los procesos responsables de los gastos. El control es un proceso mediante el cual un gerente intenta dirigir, regular y restringir la acción de las personas para lograr la meta deseada.
Control de alimentos y bebidas en restaurantes
Hay principalmente cuatro categorías de servicios de alimentos que deben controlarse en un restaurante.
- Costo de los alimentos: el costo de los alimentos es el costo en el que se incurre en la preparación de un plato. El costo de la comida incluye el plato y el costo del período. Incluye el costo de las materias primas utilizadas, como carne, lácteos, verduras, granos, especias, etc. Las bebidas no alcohólicas también se incluyen en el costo de alimentos.
- Costo de las bebidas: el costo de las bebidas es el costo relacionado con las bebidas alcohólicas que se sirven en restaurantes y bares.
- Costo de mano de obra: el costo de mano de obra incluye los gastos incurridos en el mantenimiento del personal del restaurante. También consta de los impuestos incurridos en las nóminas de los empleados.
- Otros gastos: otros gastos incluyen todos los demás costos en los que se incurre al administrar un restaurante. Estos pueden ser servicios públicos, alquiler, equipo de cocina, etc.
1. Control de costos de alimentos en restaurantes
El primer paso del control de alimentos y bebidas es el control de costos de alimentos. Pero antes de seguir adelante y tomar medidas para controlar sus costos de alimentos, debe analizar sus gastos de alimentos reales y su porcentaje de costo de alimentos. Esto se puede deducir mediante el uso de fórmulas de control de costos de alimentos y bebidas predefinidas.
El porcentaje del costo de los alimentos es la parte de las ventas que se gastó en gastos de alimentos. El costo de los alimentos vendidos dividido por las ventas totales le da el porcentaje del costo de los alimentos.
Utilice esta calculadora de costos de alimentos lista para usar para calcular y monitorear los costos de alimentos de su restaurante:
Una vez que sepa su porcentaje exacto del costo de los alimentos, puede controlar el costo de los alimentos de su restaurante siguiendo ciertas prácticas. Estos son:-
(i) Pronóstico de elementos de menú
La previsión de elementos del menú es una parte integral del control de alimentos y bebidas. Food Cost Control comienza con la previsión del menú. La previsión del menú consiste en determinar la demanda de diferentes elementos del menú. Se requiere tomar decisiones con respecto a las materias primas que se pedirán, la mano de obra que se proporcionará, el tiempo que se entregará, etc. La previsión de elementos del menú disminuirá el desperdicio de alimentos y le ahorrará el costo de mano de obra y materias primas. Dependiendo de la psicología de su cliente, debe pronosticar su menú para asegurarse de que su menú refuerce sus ventas.
Solo después de comprender los requisitos de un artículo en particular, debe decidir qué cantidad de un artículo específico debe prepararse en su restaurante. Puede pronosticar las ventas de un plato calculando su índice de popularidad.
Índice de popularidad = Número total de un artículo de menú específico vendido / Número total de todos los artículos vendidos
Número previsto de artículos vendidos = Número de invitados que visitarán su restaurante X Índice de popularidad
Guarde algunas sorpresas inesperadas, generalmente es bastante fácil predecir el número de invitados que visitarán su restaurante. La pisada depende de varios factores que se deben tener en cuenta, como la calidad de tu servicio, competencia en tu zona, temporada, etc.
Durante un período, puede predecir la tendencia de las pisadas. Consulte los informes generados por su software de punto de venta que le brindarán una visión detallada de la cantidad de visitantes en su restaurante, el momento más ocupado del día, el plato más popular, etc. Además, pruebe estos 7 consejos profesionales para administrar la comida del restaurante Costos.
(ii) Recetas estandarizadas
En pocas palabras, una receta estandarizada consta de los procedimientos detallados que se utilizarán para preparar y servir cada uno de los elementos de su menú y es parte integral del control de alimentos y bebidas. Dan una medida fija de la cantidad exacta de ingredientes que se utilizarán, declaran el número de porciones, establecen porciones para cada comida y, por supuesto, el método de preparación. Son fundamentales para controlar los costos de alimentos y bebidas, ya que incluso un desequilibrio leve en las porciones, en cascada durante un período, podría provocar una caída severa de sus márgenes.
Además de controlar los costos de los alimentos, las recetas estándar también ayudan a mantener la coherencia en varios puntos de venta. Puede lograr la estandarización de recetas en numerosos puntos de venta y administrar de manera eficiente cada uno invirtiendo en un software POS con una función de administración de recetas.
(iii) Gestión de inventarios
Almacenar el inventario es lo primero que hacen los propietarios de restaurantes para poner en marcha las operaciones. Sin embargo, la gestión del inventario es posiblemente la parte más importante del control de alimentos y bebidas. Antes de comenzar a abastecerse de inventario, primero debe definir qué niveles de inventario se necesitan en su restaurante. Es decir, debe tener una comprensión clara de la cantidad de existencias de qué artículos se necesitarían en la cocina de su restaurante y cuánto tiempo durarían esos artículos. Esto proviene de la previsión del menú y la gestión del rendimiento. Cuando pronostica su menú, determina qué cantidad de un plato se necesitará. Cuando gestiona el rendimiento por plato, estima cuánta materia prima será necesaria para evitar el desperdicio. Ambos juntos trabajarán hacia su control de costos de alimentos y bebidas al determinar exactamente cuánto inventario se necesitaría.
Debe tener en cuenta la capacidad de almacenamiento de su inventario y la vida útil y perecedera de cada artículo antes de comprarlo. Este artículo le dará más información sobre la gestión de inventario en su restaurante.
(iv) Compras
Se debe tener mucho cuidado al comprar artículos de inventario o los costos de los alimentos podrían aumentar. Debe tener una lista de todos los artículos que deben comprarse y cuántos comprar. También debe pedir lo suficiente para mantener un suministro constante de modo que no se quede sin un artículo. El software de gestión de inventario es muy útil en estos casos. Puede marcar niveles para cada artículo en el inventario y establecer recordatorios en el software POS que lo alertarían cuando los artículos se agoten, lo que le dará tiempo suficiente para pedir más. También se recomienda pedir artículos en un “Grupo de compra”. Los grupos de compra debido al aumento del número de compradores le dan una ventaja sobre el proveedor y, por lo tanto, puede negociar mejor el precio.
También debe cumplir con las Especificaciones del producto al comprar artículos en existencia. Las especificaciones del producto consisten principalmente en el nombre del producto, la unidad de precio, el grado estándar, el peso / tamaño, el empaque deseado, el tamaño del contenedor, etc.
Otro factor que es crucial para las compras y, al mismo tiempo, tiene en cuenta el control de los costos de alimentos y bebidas es el rendimiento del producto. El rendimiento del producto esencialmente da la cantidad del artículo pedido que se puede usar para preparar el plato, es decir, la porción comestible. También debe considerar el porcentaje de desperdicio del artículo. Pocos artículos se pueden utilizar enteros mientras se cocinan; a menudo se pierde una porción significativa al picar, recortar y cocinar. Afortunadamente, puede calcular esta pérdida y, por lo tanto, ordenar en consecuencia.
El porcentaje de desperdicio viene dado por,
Porcentaje de desperdicio = Pérdida de producto / Peso total del artículo cuando se compra.
(v) Gestión de proveedores
Antes de elegir un proveedor para que suministre los ingredientes crudos a su cocina, debe tener la orden de compra. Es esencial tener una orden de compra (PO) para todos los pedidos, sin importar cuán triviales sean, y sus registros deben mantenerse.
Una vez que haya preparado la orden de compra, debe decidir un proveedor b para suministrar el stock a la cocina de su restaurante. Es mejor comprar al mismo proveedor para mantener la calidad y el sabor de su comida. Comprar al mismo proveedor al mismo precio también ayuda a mantener el costo fijo de su menú. Además, para reducir sus costos de compra, haga su pedido a crédito en lugar de efectivo. De esa manera, puede pedir más por un precio considerablemente más bajo. Puede gestionar fácilmente todos sus proveedores a través del punto de venta de su restaurante.
(vi) Recibir
Recibir es un aspecto del control de alimentos y bebidas que a menudo se pasa por alto, pero es igualmente importante. La máxima discrepancia en stock ocurre al recibir el pedido. Un empleado no tan honesto puede verse tentado a robar del inventario mientras recibe el pedido. También se sabe que los empleados deshonestos a menudo llegan a un acuerdo con el vendedor y reciben solo la mitad de la cantidad de los artículos pedidos mientras se embolsan el dinero de todo el pedido.
Para reducir la posibilidad de robos, debe asegurarse de que el agente de compras y el empleado de recepción sean dos personas diferentes y que todo el procedimiento de compra y recepción se controle cuidadosamente.
Los empleados de recepción deben estar adecuadamente capacitados para verificar el peso, la cantidad, la calidad y el precio de los productos mientras recolectan los artículos en existencia. Deben estar adecuadamente equipados con las herramientas necesarias para pesar y medir el stock.
(vii) Almacenamiento
Todos los métodos de control y costeo de los alimentos pueden resultar en vano si los artículos comprados no se almacenan correctamente, ya que los alimentos son muy perecederos. Debe seguir las prácticas de almacenamiento adecuadas para garantizar la longevidad de los productos almacenados. Debe haber áreas separadas para almacenar productos secos, refrigerados y congelados. El almacenamiento se puede realizar de las siguientes formas:
Primero en entrar, primero en salir: en este método, los artículos que se compran primero y se consumen primero. Los artículos que se compran primero tienen más probabilidades de estropearse que los que se compran más tarde. Este método se prefiere en los casos de comestibles, productos lácteos, etc., y es el método más popular de utilización de almacenamiento.
Último en entrar, primero en salir: en este método, los artículos que se compran en último lugar se consumen primero. La idea detrás de este almacenamiento es que ciertos artículos, como los productos horneados, se consumen mejor cuando están frescos. El método Last in First Out ayuda a mantener la calidad y brindar un alto servicio al cliente.
La mejor manera de almacenar los artículos de su inventario es asegurarse de que los artículos se mantengan en un lugar fresco, seco y estéril. Los elementos también deben rotarse adecuadamente.
2. Control de costos de bebidas en restaurantes
La segunda parte del Control de alimentos y bebidas es el Control de costos de bebidas. El proceso de controlar los costos de las bebidas es bastante similar al control de los costos de los alimentos. Controlar los costos de las bebidas puede ser más tedioso que el derrame excesivo, y el derrame es bastante común y conduce a costos inflados. Puede rastrear y controlar el costo de su bebida usando esta fórmula: –
Costo de la bebida vendida / Bebida vendida = Porcentaje del costo de la bebida
(i) Pronóstico de ventas de bebidas
Cuando predice la cantidad de huéspedes que atenderá y los ingresos que generarán en un período futuro determinado, habrá creado una previsión de ventas de bebidas. Si lo hace, obtendrá una imagen clara de los costos que está considerando para que pueda tomar medidas definitivas para asegurarse de que no haya desperdicio ni robo, y que el costo de la bebida esté controlado.
(ii) Bebidas estandarizadas y porciones de recetas
El aspecto más importante del control de los costos de las bebidas es establecer una receta de bebida estandarizada. También debe tener una política de vertido a través de la cual pueda regular el tamaño de la bebida. Las porciones estandarizadas son esenciales y se deben asegurar las herramientas para mantener la calidad y cantidad de la bebida. Entrene a su personal para que use tazas medidoras o jiggers para evitar derramar en exceso.
Además, decida cómo desea servir los diferentes tipos de licor. Por ejemplo, ¿quiere vender vino por copa o por botella?
3. Control de costes laborales en restaurantes
La industria de restaurantes es testigo de una de las tasas de deserción más altas entre todos los sectores, especialmente en el nivel junior, lo que genera altos costos generales de restaurante. Debe poder controlar los costos generales de su restaurante para mantener su restaurante. Varios factores contribuyen a un alto costo de mano de obra, lo que lo convierte en una parte significativa del costo total del restaurante. Los gastos de mano de obra incluyen sueldos y salarios, pero consisten en otros costos relacionados con la mano de obra, así como comidas para empleados, capacitación, uniformes, etc.
Calcule el porcentaje de costo laboral de su restaurante usando esta fórmula:
Porcentaje del costo de mano de obra: costo de mano de obra / ventas totales
(i) Evaluación y gestión de la productividad laboral
Al contratar empleados para su restaurante, es importante primero determinar la cantidad de personal que necesitará. Sin embargo, no es suficiente emplear al personal y esperar que todo encaje milagrosamente en su lugar. Debe evaluar el índice de productividad de cada miembro del personal para mantener una fuerza laboral productiva.
Los estándares de productividad representan lo que debería esperar razonablemente en cuanto a producción por unidad de trabajo. Un estándar de productividad es simplemente la expectativa de la gerencia del índice de productividad de cada empleado. Establecer estándares de productividad para cada empleado es una tarea de gestión esencial y el primer paso para controlar los costos de nómina.
Programe empleados utilizando estándares de productividad y volumen de ventas pronosticado.
Salida / Entrada = Relación de productividad
Por ejemplo: 60 invitados / 4 servidores = 15 invitados por servidor
(ii) Asegurar la productividad de los empleados
Siga estos consejos para mejorar la productividad de los empleados en su restaurante.
- Selección de empleados: la selección de los empleados adecuados juega un papel fundamental en el control de costos. Cree una descripción clara del puesto y los criterios de contratación para cada puesto y clasifique las solicitudes según su base. Lleve a cabo entrevistas detalladas y verificaciones de antecedentes antes de que alguien suba a bordo.
- Capacitación y supervisión: un empleado capacitado es un empleado productivo. Antes de que un nuevo empleado se una al equipo, asegúrese de que haya recibido una formación completa. No dude en recibir capacitación en el trabajo e incluso volver a capacitarse si surge la necesidad. Supervise las tareas siempre que sea posible o asigne a su gerente para que supervise el proceso.
- Programación: la programación adecuada asegura que el número correcto de empleados esté disponible para realizar la cantidad de trabajo necesaria. Si se programan demasiados empleados para un tiempo en particular, los índices de productividad disminuirán. Si se programan muy pocos empleados, los niveles de servicio al cliente pueden verse afectados o las tareas necesarias pueden no completarse a tiempo o tan bien como deberían.
La eficiencia de la programación a menudo se puede mejorar mediante el uso del turno dividido, una técnica que se utiliza para hacer coincidir los turnos de trabajo de los empleados individuales con los picos y valles de la demanda de los clientes.
Control de otros gastos: Aparte de la comida, la bebida y la mano de obra, algunos otros gastos se suman a los costos generales del restaurante. Muchos de ustedes pueden preguntarse cómo controlar los costos de los restaurantes con la menor cantidad de recursos posibles. Estos pueden parecer triviales, pero debe prestarles la misma atención para el control de alimentos y bebidas. Estos pueden clasificarse como controlables y no controlables, y costos fijos y variables. Por ejemplo, el alquiler es un costo fijo no controlable, mientras que las reparaciones y el mantenimiento son costos variables.
El control de alimentos y bebidas es una parte integral de las operaciones del restaurante y los puntos mencionados anteriormente de control de costos de alimentos y bebidas, control de costos laborales y otros costos.
Necesita rastrear y analizar constantemente el desempeño de su restaurante para identificar las áreas en las que está perdiendo dinero. Un software de gestión de restaurantes inteligente le brinda los detalles de todas las operaciones y lo ayuda a reducir los costos de su restaurante.
Lea esta guía detallada que habla sobre cómo puede aprovechar el software de administración de restaurantes para una mejor toma de decisiones y control de costos.
